Ustal zasady dla swojej transakcji
Jak korzystać z narzędzia?
- Opisz transakcję — Wybierz, czy sprzedajesz usługę czy towar, gdzie jest klient i czy to firma czy konsument.
- Podaj swój status VAT — Czynny podatnik VAT i zwolniony mają inne obowiązki — m.in. przy rejestracji do VAT-UE i JPK.
- Sprawdź klienta i odczytaj wynik — Wpisz numer VAT klienta z UE, by zweryfikować go w VIES. Kreator pokaże stawkę, adnotacje i listę obowiązków.
Zasada ogólna: usługa dla firmy opodatkowana jest u klienta
Przy usługach dla firm (B2B) miejscem opodatkowania jest co do zasady kraj siedziby nabywcy — tak stanowi art. 28b ustawy o VAT. Dlatego faktura dla niemieckiej czy amerykańskiej firmy za programowanie, marketing albo doradztwo nie zawiera polskiego VAT. Zamiast stawki wpisujesz „NP” (nie podlega opodatkowaniu w Polsce) i adnotację „odwrotne obciążenie” — podatek rozlicza klient u siebie.
Przy klientach z UE dochodzą dwa obowiązki: rejestracja do VAT-UE przed pierwszą taką usługą (dotyczy też podatników zwolnionych z VAT) i wykazanie usługi w informacji podsumowującej VAT-UE.
Wyjątki, o których łatwo zapomnieć
| Usługa | Gdzie opodatkowana | Przepis |
|---|---|---|
| Związana z nieruchomością | Kraj położenia nieruchomości | art. 28e |
| Transport osób | Proporcjonalnie do trasy | art. 28f |
| Wstęp na wydarzenia | Kraj, w którym odbywa się wydarzenie | art. 28g |
| Restauracyjna i cateringowa | Kraj wykonania | art. 28i |
| Krótkoterminowy wynajem środka transportu | Kraj oddania do dyspozycji | art. 28j |
| Elektroniczne dla konsumentów z UE | Kraj konsumenta po przekroczeniu 10 000 euro | art. 28k |
| Wybrane usługi dla konsumentów spoza UE | Kraj konsumenta | art. 28l |
Faktura zagraniczna w KSeF
Obowiązek KSeF obejmuje także faktury dla zagranicznych firm. Klient z zagranicy nie ma jednak dostępu do systemu, więc fakturę wysyłasz mu jak dotąd — np. mailem jako PDF — z kodem QR pozwalającym zweryfikować ją w KSeF. Jeśli nabywca nie ma polskiego NIP, w strukturze faktury podajesz jego numer VAT UE albo inny identyfikator podatkowy, a przy jego braku zaznaczasz, że identyfikatora nie ma.
Numer VAT kontrahenta z UE sprawdzisz w bazie VIES — kreator robi to za Ciebie. Zachowaj potwierdzenie weryfikacji w dokumentacji transakcji.
Najczęściej zadawane pytania
Jak wystawić fakturę za usługę dla firmy z UE?
Bez polskiego VAT: zamiast stawki wpisujesz „NP”, dodajesz adnotację „odwrotne obciążenie” oraz numery VAT UE swój i klienta. Przed pierwszą taką usługą musisz zarejestrować się do VAT-UE, a transakcję wykazać w informacji podsumowującej.
Czy faktura dla klienta z USA ma VAT?
Przy usługach dla firm z USA i innych krajów spoza UE co do zasady nie — miejscem opodatkowania jest kraj klienta (art. 28b), a na fakturze wpisujesz „NP”. Nie rejestrujesz się do VAT-UE i nie składasz informacji podsumowującej.
Czy zwolniony z VAT musi rejestrować się do VAT-UE?
Tak, jeśli świadczy usługi dla firm z innych krajów UE opodatkowane w kraju nabywcy albo kupuje takie usługi z zagranicy. Rejestracja VAT-UE nie oznacza utraty zwolnienia z VAT w Polsce.
Czy usługi dla zagranicznych firm wliczają się do limitu 240 000 zł?
Nie. Usługi opodatkowane w kraju klienta nie są sprzedażą na terytorium Polski, więc nie wliczają się do limitu zwolnienia podmiotowego z VAT.
Co jeśli klient z UE nie ma numeru VAT?
Bez ważnego numeru VAT UE ryzykujesz, że organ podatkowy uzna nabywcę za konsumenta — wtedy usługę opodatkowuje się w Polsce polskim VAT. Zawsze sprawdzaj numer w VIES przed wystawieniem faktury.
Czy fakturę dla zagranicznego klienta wystawia się w KSeF?
Tak — faktury dla zagranicznych firm podlegają obowiązkowi KSeF. Klientowi przekazujesz je poza systemem, np. jako PDF z kodem QR. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF.
Jak sprawdzić numer VAT kontrahenta z UE?
W unijnej bazie VIES. Kreator robi to bezpośrednio na tej stronie — wpisz numer z prefiksem kraju (np. DE123456789) i kliknij „Sprawdź w VIES”.
Zastrzeżenie: Kreator opisuje zasady ogólne ustawy o VAT i nie zastępuje porady doradcy podatkowego. Szczególne transakcje (np. towary akcyzowe, nowe środki transportu, transakcje łańcuchowe, stała siedziba klienta w Polsce) wymagają indywidualnej analizy. Obliczenia wykonują się lokalnie w Twojej przeglądarce — nie zapisujemy wprowadzonych danych.