Kalkulator delegacji krajowej i zagranicznej 2026

Delegacja krajowa - stawki diet i ryczałtów w 2026 roku

Stawka diety krajowej wynosi 45 PLN za dobę podróży służbowej. Stawka ta obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku i nie ulega zmianie w 2025 ani 2026 roku. Ryczałt noclegowy to 67,50 PLN (150% diety), a maksymalny zwrot za hotel z rachunkiem wynosi 900 PLN za noc.

Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży służbowej. Jeżeli delegacja trwa mniej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje. Przy podróży trwającej od 8 do 12 godzin pracownik otrzymuje 50% diety (22,50 PLN), a przy podróży dłuższej niż 12 godzin - pełną dietę 45 PLN.

Każda kolejna pełną doba (24 godziny) uprawnia do pełnej diety. Reszta czasu po ostatniej pełnej dobie rozliczana jest nastepujaco: poniżej 8 godzin - polowa diety, 8 godzin i więcej - pełną dieta. Ryczałt noclegowy przysługuje za każda noc spędzoną poza miejscem zamieszkania pracownika.

Delegacja zagraniczna - stawki diet i limitów noclegowych

Stawki diet i limitów noclegowych za granica sa określone w załączniku do rozporządzenia MPiPS i różnią się w zależności od kraju docelowego. Diety wyrazone sa w walucie obcej przypisanej do danego państwa.

Przy delegacji zagranicznej obowiązują inne zasady pomniejszania diet za posiłki niż przy delegacji krajowej. Śniadanie pomniejsza dietę o 15%, natomiast obiad i kolacja - każde o 30%. Za niepełną dobę: do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, od 8 do 12 godzin - 1/2 diety, powyżej 12 godzin - pełną dieta.

Ryczałt noclegowy na delegacji zagranicznej wynosi 25% limitu noclegowego określonego dla danego kraju. Pracownik może również przedstawic rachunek za hotel - zwrot następuje do wysokości limitu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgode na zwrot kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit.

* Tabela zawiera wybrane kraje. Pełna lista dostępna jest w kalkulatorze powyżej po wybraniu delegacji zagranicznej. Stawki na podstawie rozporządzenia MPiPS - wartości orientacyjne.

Zasady rozliczania podróży służbowej - co warto wiedzieć

Delegacja służbową (podróż służbową) to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Należności z tytułu delegacji sa zwolnione z podatku dochodowego (PIT) i składek ZUS do wysokości określonej w rozporządzeniu.

Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty podróży służbowej obejmujace: diety, koszty przejazdu, koszty noclegu oraz inne niezbędne udokumentowane wydatki. Rozliczenie delegacji powinno nastąpić w terminie 14 dni od zakończenia podróży na podstawie przedstawionych rachunkow i dokumentów.

Należy pamiętać, ze stawki diet i ryczałtów określone w rozporządzeniu sa stawkami minimalnymi dla jednostek sfery budżetowej. Pracodawca prywatny może ustalać inne (zazwyczaj wyższe) stawki w regulaminie wynagradzania, ukladzie zbiorowym pracy lub bezpośrednio w umowie o prace. Jeżeli pracodawca nie określi własnych stawek, stosuje się stawki z rozporządzenia MPiPS.

Nadwyżka ponad stawki rozporządzenia stanowi przychod pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym i oskładkowaniu na zasadach ogólnych. Z kolei kwoty do wysokości rozporządzenia sa w całości zwolnione z PIT i składek ZUS na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarcza również może rozliczać diety z tytułu podróży służbowej jako koszt uzyskania przychodu, do wysokości stawek z rozporządzenia. Dotyczy to diet i ryczałtów, ale nie kosztów noclegu ani przejazdu, które rozlicza się na podstawie faktycznych wydatków udokumentowanych fakturami lub rachunkami.