Wypełnij formularz danymi nabywcy i sprzedawcy, wskaż fakturę z błędem, określ co wymaga korekty i wydrukuj gotową notę korygującą. Wszystkie dane przetwarzane są lokalnie w Twojej przeglądarce - nic nie jest wysyłane na serwer.
Nota korygująca służy wyłącznie do poprawiania danych formalnych (nazwa, adres, NIP, opis). Jeśli musisz zmienić kwoty, ilości, ceny lub stawki VAT - potrzebujesz faktury korygującej od sprzedawcy.
Dane noty korygującej
Wskaż które dane na fakturze są błędne i podaj prawidłową treść.
Czym jest nota korygująca?
Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę towaru lub usługi w celu poprawienia błędów formalnych (niefinansowych) na fakturze otrzymanej od sprzedawcy. Podstawę prawną stanowi art. 106k ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT).
Nota korygująca jest jedynym dokumentem, który nabywca może samodzielnie wystawić w celu skorygowania danych na fakturze. Sprzedawca w takim przypadku nie musi wystawiać faktury korygującej - wystarczy, że zaakceptuje notę od nabywcy.
Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT, nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki (z wyjątkiem pomyłek dotyczących danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, czyli danych wpływających na kwoty), może wystawić notę korygującą.
Kiedy wystawić notę korygującą?
Notę korygującą wystawia się, gdy faktura zawiera błędy w danych formalnych, takie jak:
- błędna nazwa nabywcy lub sprzedawcy (np. literówka w nazwie firmy, nieaktualna nazwa po zmianie)
- nieprawidłowy adres nabywcy lub sprzedawcy (np. stary adres po przeprowadzce siedziby)
- błędny NIP nabywcy lub sprzedawcy (np. przestawione cyfry)
- nieprawidłowa data sprzedaży lub dostawy (np. pomyłka w miesiącu)
- błąd w opisie towaru lub usługi (np. literówka w nazwie produktu)
- błędny numer faktury (np. powielony numer)
- brak lub błędne oznaczenie formy płatności
- inne pomyłki w treści faktury niemające charakteru finansowego
Czego nie można poprawić notą korygującą?
Notą korygującą nie można zmieniać danych wpływających na rozliczenie podatkowe. Do takich danych należą:
- kwoty netto, brutto lub podatku
- ilości towaru lub zakresu usługi
- cen jednostkowych
- stawek VAT
- rabatów i upustów cenowych
- kwot należności ogółem
Do korekty danych finansowych służy faktura korygująca, którą wystawia wyłącznie sprzedawca. Nabywca powinien w takim przypadku zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej.
Obowiązkowe elementy noty korygującej
Zgodnie z art. 106k ust. 3 ustawy o VAT, nota korygująca powinna zawierać:
- wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA"
- numer kolejny i datę wystawienia
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota (numer faktury, data wystawienia)
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej
Akceptacja noty korygującej
Na mocy art. 106k ust. 2 ustawy o VAT, nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury (sprzedawcy). Akceptacja może być wyrażona w dowolnej formie - nie musi być to podpis na dokumencie. Dopuszczalne formy akceptacji to m.in.:
- podpis na egzemplarzu noty korygującej
- potwierdzenie przesłane e-mailem
- odrębne pismo z akceptacją
- akceptacja ustna (choć trudna do udowodnienia)
Brak akceptacji oznacza, że nota korygująca nie wywołuje skutków prawnych. W takiej sytuacji nabywca powinien zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej.
Nota korygująca vs faktura korygująca - różnice
Oba dokumenty służą do poprawiania błędów na fakturach, ale różnią się zasadniczo pod względem zakresu, wystawcy i procedury. Wybór odpowiedniego dokumentu zależy od charakteru błędu na fakturze.
| Cecha | Nota korygująca | Faktura korygująca |
|---|---|---|
| Kto wystawia | Nabywca (kupujący) | Sprzedawca |
| Co koryguje | Dane formalne (nazwa, adres, NIP, opis) | Dane finansowe (kwoty, ilości, stawki VAT) |
| Akceptacja | Wymaga akceptacji sprzedawcy | Nie wymaga akceptacji nabywcy |
| Wpływ na VAT | Nie wpływa na rozliczenie | Wpływa na rozliczenie VAT |
| JPK_V7 | Nie ujmuje się w JPK | Ujmuje się w JPK |
| Termin wystawienia | Bez terminu ustawowego | Zależy od przyczyny korekty |
| Liczba egzemplarzy | Zalecane 2 (dla nabywcy i sprzedawcy) | Minimum 2 (dla sprzedawcy i nabywcy) |
| Podstawa prawna | Art. 106k ustawy o VAT | Art. 106j ustawy o VAT |
W praktyce, jeśli odkryjesz błąd w danych na fakturze (np. źle wpisany NIP lub adres), masz dwie możliwości: samodzielnie wystawić notę korygującą albo poprosić sprzedawcę o fakturę korygującą. Nota korygująca jest szybszym rozwiązaniem, ponieważ nie wymaga czekania na działanie sprzedawcy.
Jak wystawić notę korygującą krok po kroku
Poniżej znajdziesz szczegółową instrukcję wystawiania noty korygującej. Cały proces trwa kilka minut i nie wymaga specjalistycznej wiedzy księgowej.
- Zidentyfikuj błąd na fakturze - upewnij się, że błąd dotyczy danych formalnych (nazwa, adres, NIP, opis), a nie danych finansowych. Jeśli błąd dotyczy kwot, ilości lub stawek VAT, poproś sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej - notą korygującą nie można zmieniać danych wpływających na rozliczenie podatkowe.
- Nadaj numer noty - każda nota korygująca powinna mieć unikalny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii. Generator automatycznie proponuje kolejny numer w formacie NK/numer/miesiąc/rok. Możesz go zmienić na własny format, ważne aby numer jednoznacznie identyfikował dokument.
- Wypełnij dane nabywcy - jako nabywca jesteś wystawcą noty korygującej. Podaj pełną nazwę firmy (lub imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej), NIP i pełny adres siedziby. Dane te powinny być zgodne z aktualnym stanem wpisu w rejestrze (CEIDG lub KRS).
- Wypełnij dane sprzedawcy - sprzedawca jest odbiorcą noty korygującej. Podaj jego dane zgodnie z fakturą. Jeśli to właśnie dane sprzedawcy chcesz skorygować, w formularzu podaj dane z faktury, a poprawne dane wpiszesz w tabeli korekty.
- Wskaż korygowaną fakturę - podaj numer faktury i datę jej wystawienia, aby jednoznacznie zidentyfikować dokument, którego dotyczy korekta. Opcjonalnie podaj datę sprzedaży, jeśli różni się od daty wystawienia.
- Określ korygowane pola - dla każdego błędu na fakturze wskaż: jakie pole jest korygowane (np. nazwa nabywcy, adres, NIP), jaka była treść przed korektą (błędna treść z faktury) i jaka powinna być treść po korekcie (prawidłowa treść). Możesz dodać wiele pól do korekty w jednej nocie.
- Wygeneruj podgląd - sprawdź wygenerowaną notę korygującą w podglądzie. Upewnij się, że wszystkie dane są prawidłowe, a korekty dokładnie odzwierciedlają zamierzone zmiany.
- Wydrukuj i przekaż sprzedawcy - wydrukuj notę korygującą w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz przekaż sprzedawcy do akceptacji, drugi zachowaj w swojej dokumentacji księgowej.
- Uzyskaj akceptację sprzedawcy - sprzedawca powinien zaakceptować notę (podpisem na dokumencie, e-mailem lub w innej formie). Bez akceptacji nota nie wywołuje skutków prawnych i błąd na fakturze pozostaje nieskorygowany.
Praktyczne wskazówki
- Wystawiaj notę korygującą jak najszybciej po wykryciu błędu - ułatwi to kontakt ze sprzedawcą i pozwoli uniknąć problemów przy rozliczeniach.
- Prowadź ewidencję wystawionych not korygujących - ułatwi to kontrolę dokumentacji i ewentualną weryfikację przez organy podatkowe.
- Zachowaj potwierdzenie akceptacji noty przez sprzedawcę - w przypadku kontroli podatkowej może być wymagane udowodnienie, że sprzedawca zaakceptował korektę.
- Jeśli sprzedawca nie chce zaakceptować noty, poproś go o wystawienie faktury korygującej - jest to alternatywna droga poprawienia błędnych danych.
- Pamiętaj, że na jednej nocie korygującej możesz poprawić kilka błędów dotyczących tej samej faktury.
Najczęściej zadawane pytania
Kto wystawia notę korygującą?
Notę korygującą wystawia wyłącznie nabywca towaru lub usługi (kupujący). Wynika to bezpośrednio z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT. Sprzedawca nie może wystawić noty korygującej - do poprawiania własnych faktur służy mu faktura korygująca (art. 106j). Jest to istotna różnica, ponieważ nabywca samodzielnie inicjuje korektę danych formalnych, nie czekając na działanie sprzedawcy. Sprzedawca musi jedynie zaakceptować wystawioną notę.
Co można poprawić notą korygującą?
Notą korygującą można poprawić wyłącznie dane formalne (niefinansowe) na fakturze. Do takich danych należą: nazwa nabywcy lub sprzedawcy, adres siedziby, NIP, data sprzedaży lub dostawy, opis towaru lub usługi, numer faktury oraz inne elementy treści faktury niemające wpływu na wysokość zobowiązania podatkowego. Nie można natomiast notą korygującą zmieniać kwot netto i brutto, ilości towaru, cen jednostkowych, stawek VAT ani wartości podatku - do tego służy faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę.
Czym różni się nota korygująca od faktury korygującej?
Nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę i służy do poprawiania danych formalnych (nazwa, adres, NIP, opis). Faktura korygująca jest wystawiana przez sprzedawcę i służy do poprawiania danych finansowych (kwoty, ilości, stawki VAT). Nota wymaga akceptacji sprzedawcy, natomiast faktura korygująca nie wymaga akceptacji nabywcy. Nota nie wpływa na rozliczenie VAT i nie jest ujmowana w JPK_V7, a faktura korygująca wpływa na rozliczenie podatkowe i musi być ujęta w ewidencji.
Czy sprzedawca musi zaakceptować notę korygującą?
Tak, zgodnie z art. 106k ust. 2 ustawy o VAT, nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury (sprzedawcy). Akceptacja może mieć dowolną formę - podpis na dokumencie, potwierdzenie przesłane e-mailem, odrębne pismo lub nawet potwierdzenie ustne. Przepisy nie narzucają konkretnej formy akceptacji. Dla bezpieczeństwa prawnego zaleca się uzyskanie akceptacji w formie pisemnej lub elektronicznej, którą można udokumentować. Brak akceptacji oznacza, że nota nie wywołuje skutków prawnych i błąd na fakturze pozostaje nieskorygowany.
Jaki jest termin na wystawienie noty korygującej?
Przepisy ustawy o VAT nie określają konkretnego terminu na wystawienie noty korygującej. Można ją wystawić w dowolnym momencie po otrzymaniu faktury z błędem, nawet po upływie dłuższego czasu. W praktyce zaleca się jednak wystawienie noty jak najszybciej po wykryciu pomyłki, najlepiej przed złożeniem deklaracji VAT za okres, w którym otrzymano fakturę. Szybkie wystawienie noty ułatwia też kontakt ze sprzedawcą i uzyskanie akceptacji.
Czy nota korygująca wymaga podpisu?
Od 1 stycznia 2014 r. nota korygująca nie wymaga podpisu wystawcy (nabywcy). Wcześniej podpis był obowiązkowy, ale nowelizacja ustawy o VAT zniosła ten wymóg. Wymagana jest natomiast akceptacja odbiorcy noty (sprzedawcy). Akceptacja ta może mieć dowolną formę - pisemną, elektroniczną lub ustną. Dla celów dowodowych zalecana jest forma pisemna lub e-mailowa, pozwalająca udokumentować fakt zaakceptowania noty w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej.
Jak numerować noty korygujące?
Noty korygujące powinny posiadać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje notę (art. 106k ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). Popularnym formatem jest NK/numer/miesiąc/rok (np. NK/1/02/2025). Firma powinna prowadzić ewidencję wystawionych not korygujących. Numeracja może być miesięczna (numer resetuje się co miesiąc) lub roczna (ciągła numeracja w obrębie roku). Nasz generator automatycznie proponuje kolejny numer w ramach bieżącego miesiąca, korzystając z danych zapisanych w pamięci przeglądarki.
Czy nota korygująca wpływa na rozliczenie VAT?
Nie, nota korygująca nie wpływa na rozliczenie VAT, ponieważ nie zmienia żadnych kwot, ilości ani stawek podatkowych. Koryguje wyłącznie dane formalne na fakturze. Nie ma potrzeby ujmowania noty korygującej w rejestrach VAT ani w pliku JPK_V7. Notę należy natomiast przechowywać razem z fakturą, której dotyczy, jako element dokumentacji księgowej. Wpływ na rozliczenie VAT mają wyłącznie faktury korygujące wystawiane przez sprzedawcę na podstawie art. 106j ustawy o VAT.
Uwaga: Generator noty korygującej ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Wygenerowany dokument jest wzorem do samodzielnego uzupełnienia i podpisania. Przed użyciem w istotnych sprawach zalecamy konsultację z doradcą podatkowym lub księgowym. Dane nie są wysyłane na żaden serwer - przetwarzanie odbywa się wyłącznie w przeglądarce użytkownika.