Generator faktury proforma pozwala szybko wystawić profesjonalną proformę z automatycznym obliczaniem VAT, podglądem dokumentu na żywo i eksportem do PDF. Uzupełnij dane sprzedawcy i nabywcy, dodaj pozycje - generator automatycznie obliczy wartości netto, VAT i brutto. Dane sprzedawcy możesz zapisać w przeglądarce.
Wystaw fakturę proforma
Sprzedawca
-
-
-
Nabywca
-
-
-
| Lp. | Nazwa | Ilość | Jm. | Cena netto | Wart. netto | VAT | Kwota VAT | Wart. brutto |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Razem: | 0,00 | 0,00 | 0,00 | |||||
Metoda płatności: przelew bankowy
Waluta: PLN
Jak wygenerować fakturę proforma?
- Uzupełnij dane sprzedawcy - wpisz nazwę firmy, NIP, adres, kod pocztowy, miasto i numer konta bankowego. Możesz zapisać te dane w przeglądarce, aby przy następnej wizycie wczytać je jednym kliknięciem.
- Uzupełnij dane nabywcy - wpisz nazwę firmy lub imię i nazwisko kontrahenta, NIP (opcjonalnie), adres, kod pocztowy i miasto.
- Dodaj pozycje - dla każdej usługi lub towaru wpisz nazwę, ilość, jednostkę miary, cenę netto i stawkę VAT. Generator automatycznie obliczy wartość netto, kwotę VAT i wartość brutto. Dodawaj kolejne pozycje przyciskiem "Dodaj pozycję".
- Wygeneruj PDF - sprawdź podgląd proformy widoczny poniżej formularza i kliknij "Drukuj / Zapisz PDF". W oknie drukowania wybierz drukarkę PDF, aby zapisać dokument jako plik.
Czym jest faktura proforma?
Faktura proforma to dokument handlowy o charakterze informacyjnym, który nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych. Jej głównym celem jest przedstawienie nabywcy szczegółów planowanej transakcji, w tym rodzaju towaru lub usługi, ceny, warunków płatności i danych stron.
Proforma pełni funkcję oferty handlowej lub wezwania do zapłaty (np. zaliczki). Jest powszechnie stosowana w obrocie krajowym i międzynarodowym, szczególnie w transakcjach B2B. Nie stanowi podstawy do zaksięgowania przychodu ani kosztu, nie uprawnia do odliczenia VAT i nie podlega ewidencji w rejestrach podatkowych.
Status prawny proformy
Faktura proforma nie jest uregulowana w polskim prawie podatkowym. Ustawa o VAT nie wymienia proformy jako dokumentu podatkowego. W praktyce jest traktowana jako dokument handlowy, którego wystawianie nie rodzi żadnych obowiązków podatkowych. Kluczowe jest wyraźne oznaczenie dokumentu słowem "PROFORMA", aby uniknąć pomylenia z fakturą VAT.
Faktura proforma vs faktura VAT - porównanie
Podstawowa różnica między proformą a fakturą VAT dotyczy statusu prawnego i konsekwencji podatkowych obu dokumentów.
| Cecha | Faktura proforma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Status prawny | Dokument handlowy (informacyjny) | Dokument podatkowy (księgowy) |
| Podstawa prawna | Brak regulacji w ustawie o VAT | Art. 106a-108 ustawy o VAT |
| Odliczenie VAT | Nie uprawnia | Uprawnia nabywcę |
| Ewidencja w KPiR/rejestrze VAT | Nie podlega | Obowiązkowa |
| Obowiązek podatkowy | Nie powstaje | Powstaje wg przepisów |
| Zastosowanie | Oferta, wezwanie do zapłaty | Dokumentacja transakcji |
| Numeracja | Oddzielna od faktur VAT | Ciągła, jednoznaczna |
Kiedy wystawić proformę?
Faktura proforma jest przydatna w wielu sytuacjach biznesowych. Najczęstsze przypadki jej zastosowania to:
- Pobranie zaliczki - proforma służy jako wezwanie do zapłaty zaliczki przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Po otrzymaniu wpłaty wystawia się fakturę zaliczkową.
- Oferta handlowa - proforma precyzyjnie przedstawia warunki transakcji, łącznie z ceną, ilością i stawkami VAT. Jest bardziej formalna niż zwykła oferta.
- Handel zagraniczny - w transakcjach międzynarodowych proforma jest standardowym dokumentem wymaganym np. do procedur celnych, uzyskania akredytywy lub otwarcia inkasa.
- Zamówienia publiczne i korporacyjne - wiele firm wymaga proformy do uruchomienia wewnętrznej procedury zakupowej lub uzyskania akceptacji budżetowej.
- Potwierdzenie warunków - proforma potwierdza ustalone warunki transakcji przed podpisaniem umowy lub złożeniem zamówienia.
Często zadawane pytania
Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?
Nie, faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i nie stanowi podstawy do zaksięgowania przychodu ani kosztu. Jest dokumentem informacyjnym, który określa warunki przyszłej transakcji. Nie podlega ewidencji w KPiR ani rejestrze VAT. Po dokonaniu płatności lub dostawy należy wystawić właściwą fakturę VAT.
Czy proforma musi zawierać NIP?
Nie ma prawnego obowiązku umieszczania NIP na fakturze proforma, ponieważ nie jest ona dokumentem podatkowym. Jednak w praktyce biznesowej zaleca się umieszczanie NIP obu stron, szczególnie w transakcjach B2B, ponieważ ułatwia to późniejsze wystawienie właściwej faktury VAT i identyfikację kontrahenta.
Czy na podstawie proformy można odliczyć VAT?
Nie, faktura proforma nie daje prawa do odliczenia podatku VAT. Prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje wyłącznie na podstawie faktury VAT wystawionej zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Proforma jest jedynie zapowiedzią transakcji i nie dokumentuje rzeczywistego zdarzenia gospodarczego.
Jak numerować faktury proforma?
Numeracja faktur proforma powinna być oddzielna od numeracji faktur VAT. Zaleca się stosowanie prefiksu PRO lub PROFORMA, np. PRO/001/02/2026. Numeracja może być ciągła roczna lub miesięczna. Ważne, by każda proforma miała unikalny numer umożliwiający jej identyfikację. Generator na tej stronie automatycznie tworzy numery w formacie PRO/NNN/MM/RRRR.
Czy proforma zastępuje fakturę VAT?
Nie, faktura proforma nie zastępuje faktury VAT i nie zwalnia z obowiązku jej wystawienia. Po dokonaniu dostawy towaru lub wykonaniu usługi oraz otrzymaniu zapłaty, sprzedawca jest zobowiązany wystawić fakturę VAT. Proforma pełni jedynie funkcję informacyjną i handlową - jest ofertą lub wezwaniem do zapłaty.
Czy faktura proforma musi zawierać słowo "proforma"?
Tak, dokument powinien być wyraźnie oznaczony jako faktura proforma, aby uniknąć pomylenia z fakturą VAT. Brak takiego oznaczenia może prowadzić do nieporozumień z kontrahentami i urzędem skarbowym. Najlepiej umieścić napis PROFORMA w tytule dokumentu dużymi literami, co jest standardową praktyką.
Zastrzeżenie: Generator faktury proforma ma charakter pomocniczy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym - po realizacji transakcji należy wystawić fakturę VAT. Wszystkie dane przetwarzane są lokalnie w Twojej przeglądarce - nie zbieramy żadnych danych osobowych ani finansowych.