Dane pracownika i firmy

Informacje identyfikacyjne do ewidencji

Wpisz pełne imię i nazwisko
Nazwa stanowiska pracy
Pełna nazwa firmy lub pracodawcy
Wybierz wymiar czasu pracy
Wpisz wartość od 0,01 do 1,00

Okres ewidencji

Wybierz miesiąc i rok dla ewidencji

Dni kalendarzowe: 28 · Dni robocze: 20 · Nominalna liczba godzin: 160 h

System czasu pracy

Wybierz obowiązujący system czasu pracy

Norma dobowa: 8 h · Norma tygodniowa: 40 h

Kalendarz miesięczny

Uzupełnij godziny pracy dla poszczególnych dni miesiąca

Dzień Godzina rozp. Godzina zak. Przeprac. Nadg. 50% Nadg. 100% Praca nocna Typ dnia

Podsumowanie miesiąca

Automatycznie obliczone wartości

0 z 0
Dni przepracowane
0,0 z 0
Godziny przepracowane
0,0 h
Nadgodziny 50%
0,0 h
Nadgodziny 100%
0,0 h
Praca w nocy
0 dni
Urlopy / nieobecności

Co to jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to dokument, który pracodawca jest zobowiązany prowadzić na podstawie art. 149 Kodeksu pracy. Obowiązek ten dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników — zarówno dużych korporacji, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych zatrudniających choćby jedną osobę na umowę o pracę.

Ewidencja czasu pracy służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia ewidencję pracownikowi na jego żądanie. Jest to jeden z podstawowych dokumentów kontrolowanych przez Państwową Inspekcję Pracy podczas wizytacji w firmie.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy stanowi część dokumentacji pracowniczej i musi być przechowywana przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po ustaniu stosunku pracy.

Ewidencja może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Niezależnie od formy, musi zapewniać poufność, integralność, kompletność oraz dostępność danych. Nasz generator umożliwia szybkie przygotowanie ewidencji w formie gotowej do wydruku.

Jakie dane musi zawierać ewidencja czasu pracy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, ewidencja czasu pracy musi zawierać następujące informacje:

  • Liczbę przepracowanych godzin w poszczególnych dobach, ze wskazaniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • Liczbę godzin nadliczbowych — z podziałem na nadgodziny z dodatkiem 50% i 100%
  • Liczbę godzin pracy w porze nocnej (21:00–07:00)
  • Liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia
  • Dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny za pracę w niedzielę, dzień wolny wynikający z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy)
  • Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy (urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, bezpłatne)
  • Rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności (zwolnienia lekarskie L4, opieka nad dzieckiem)
  • Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy

Ewidencja prowadzona jest indywidualnie dla każdego pracownika. Nie ma jednego obowiązującego wzoru — pracodawca może stosować własny szablon, pod warunkiem że zawiera wszystkie wymagane dane. Nasz generator uwzględnia wszystkie wymagane elementy.

Kary za brak ewidencji czasu pracy

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub prowadzenie jej w sposób nierzetelny stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy, pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, podlega karze grzywny od 1 000 PLN do 30 000 PLN.

Ponadto brak prawidłowej ewidencji czasu pracy może skutkować:

  • Negatywnymi konsekwencjami podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) — inspektor może nałożyć mandat lub skierować wniosek o ukaranie do sądu
  • Trudnościami w udowodnieniu prawidłowego rozliczenia czasu pracy w przypadku sporu z pracownikiem przed sądem pracy
  • Domniemaniem prawdziwości twierdzeń pracownika dotyczących czasu pracy w postępowaniu sądowym — ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy
  • Koniecznością wypłaty zaległych nadgodzin na podstawie zeznań pracownika, gdy pracodawca nie jest w stanie przedstawić ewidencji
  • Odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec pracownika za nieprawidłowe rozliczenie czasu pracy

Najczęściej zadawane pytania

Czy prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe?
Tak. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić indywidualną ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika. Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Za brak ewidencji grozi kara grzywny od 1 000 do 30 000 PLN (art. 281 KP). Wyjątek stanowią pracownicy objęci systemem zadaniowego czasu pracy, pracownicy zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz pracownicy otrzymujący ryczałt za nadgodziny lub pracę w porze nocnej — dla nich ewidencja jest uproszczona, ale nadal wymagana.
Jakie dane musi zawierać ewidencja czasu pracy?
Ewidencja musi zawierać: liczbę przepracowanych godzin w poszczególnych dobach ze wskazaniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin nadliczbowych, godziny pracy w porze nocnej, godziny dyżuru, dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz nieobecności. Dane muszą być prowadzone indywidualnie dla każdego pracownika i przechowywane przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego zakończeniu.
Jak liczyć nadgodziny 50% i 100%?
Nadgodziny z dodatkiem 50% przysługują za pracę przekraczającą dobową normę czasu pracy (powyżej 8 godzin) w zwykłe dni robocze. Nadgodziny z dodatkiem 100% przysługują za pracę: w nocy (pora nocna 21:00–07:00), w niedziele i święta, w dni wolne wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy (jeśli nie udzielono innego dnia wolnego) oraz za przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Co to jest praca w porze nocnej?
Pora nocna obejmuje 8 godzin pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00 (art. 1517 KP). Pracodawca ustala konkretne godziny pory nocnej w regulaminie pracy. Za każdą godzinę pracy w porze nocnej pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pracownik, którego rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej, jest pracownikiem pracującym w nocy.
Jak oznaczyć urlop i chorobowe w ewidencji?
W ewidencji stosuje się następujące oznaczenia: UW — urlop wypoczynkowy, UC — urlop na żądanie (art. 1672 KP), UO — urlop okolicznościowy, L4 — niezdolność do pracy (zwolnienie lekarskie), OP — opieka nad dzieckiem (art. 188 KP), NŚ — nieobecność nieusprawiedliwiona, WO — wolne za nadgodziny, ŚW — święto ustawowe, DN — dzień wolny od pracy. W dniach urlopu i chorobowego nie wpisuje się godzin pracy.
Ile godzin wynosi norma czasu pracy w 2026?
W 2026 roku, przy pełnym etacie i podstawowym systemie czasu pracy (8 godzin dziennie, 40 godzin tygodniowo), roczna norma czasu pracy wynosi 2 008 godzin. Liczba godzin w poszczególnych miesiącach zależy od liczby dni roboczych i świąt. Generator automatycznie oblicza nominalną liczbę godzin dla wybranego miesiąca i roku, uwzględniając wymiar etatu.
Czy mikrofirma też musi prowadzić ewidencję?
Tak. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy czy liczby zatrudnionych. Nawet jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) zatrudniająca jednego pracownika na umowę o pracę musi prowadzić dla niego ewidencję czasu pracy. Brak ewidencji naraża pracodawcę na karę grzywny do 30 000 PLN.
Czy dane wprowadzone do generatora są bezpieczne?
Tak. Generator działa w 100% po stronie przeglądarki (JavaScript). Żadne dane nie są wysyłane na serwer, nie są zapisywane w bazach danych ani udostępniane osobom trzecim. Wszystkie obliczenia wykonują się lokalnie na Twoim urządzeniu. Po zamknięciu karty przeglądarki dane zostają usunięte z pamięci.
Dokument wygenerowany na wywigacz.pl
Obliczenia wykonywane lokalnie — Twoje dane nie opuszczają przeglądarki
Znalazłeś błąd? Zgłoś go e-mailem — poprawimy jak najszybciej.

Wyniki generatora mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej ani kadrowej. Przed podjęciem decyzji skonsultuj się ze specjalistą ds. kadr i płac. Przepisy na rok 2026.